Более трех лет назад, а именно 31 марта 2015 г. увидел свет приказ Минкультуры РФ № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Новые правила выгодно отличаются от своих предшественников существенно меньшим объемом. В них всего семь разделов (в Правилах 1985 было 14 и в Правилах 2002 - 10), всего 97 страниц, из которых 42 страницы занимает альбом форм учетных документов, научно-справочного аппарата, информационных документов архива, которые даны тридцатью приложениями к тексту (в Правилах 1985 – 44 формы, в Правилах 2002 – 48 форм).

В разделе 1 «Общие положения» содержатся нормы, прямо вытекающие из статей федерального законодательства, о том, обязанность по созданию архивов лежит на государственных и муниципальных органах, организации, по-прежнему, вправе создавать архивы для хранения архивных документов, в том числе не относящихся к собственности государства или органов местного самоуправления. Новые правила не распространяются на хранение архивных документов, содержащих государственную тайну (пункт 1.2.).

В разделе 2 «Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации» излагаются вопросы фондирования документов организации, видов архивных фондов, их хронологических границ, нормативных режимом хранения архивных документов (противопожарного, охранного, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического, светового).

Несомненной новацией являются пункты 2.30. - 2.33, 2.47. новых правил, регламентирующие архивное хранение электронных документов. На хранение в архив организации электронные документы передаются в формате PDF/A (Portable Document Format / A), который в соответствии со стандартом ISO 19005-1:2005 предназначен для долгосрочного архивного хранения электронных документов, что обеспечивается внедрением в документ этого формата всей информации для его последующего отображения. Новые правила предусматривают возможность   конверсии (при смене формата) и миграции электронных документов из одной аппаратной и (или) программной конфигурации в другую. 

В разделе 3 «Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации» закреплены виды основных и вспомогательных учетных документов архива организации, а также уделено внимание новой учетной единице – «электронного делу» (пункты 3.3.,4.13.,4.19.,4.34. новых правил), которое представляет собой совокупность контейнеров (контент плюс метаданные) электронных документов (пункт 4.34.).

Раздел «Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами» четвертый. В отношении документов на традиционных носителях он вполне традиционен, сохранилась норма о толщине дела не более 250 листов, 4 см (пункт 4.20.), четырех проколах при подшивке в твердую обложку (три прокола для малоформатных документов) (пункт 4.21.). Заголовок на обложку электронного дела также переносится из номенклатуры дел организации (пункт 4.26.), а передача таких дел в архив организации осуществляется по каналам связи или на двух идентичных физических носителях (пункт 4.34.).

В разделе 5 «Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации» обобщен богатейший опыт использования архивных документов в архивах организаций нашей страны. По-прежнему основным справочникам по таким архивам остается опись архивных документов (пункт 5.4.), которая составляется на все виды документов в архиве.

На запросы, поступившие в архив организации посредством интернета, заявителю может быть дан ответ в виде электронного сообщения по электронному адресу (пункт 5.10.). Установленный срок рассмотрения обращения гражданина в новых правилах определен также, как и ранее, в 30 дней (календарных или рабочих, правда, не указано), 3 рабочих дня дано на его регистрацию, предусмотрена возможность продления срока исполнения, но не более, чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя (пункт 5.10.). Пунктом 5.14 новых правил предусмотрен новый вид информационного документа, изготовленного в архиве организации, архивная копия на бумажном носителе электронного документа.

Раздел 6 посвящен вопросам передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный архив). К большому сожалению, срок, в течение которого соответствующий архив обязан выдать акт приема-передачи документов (пункт 6.8.) на государственное (муниципальное) хранение, вновь не регламентирован. Между физической перевозкой документов организации-источника комплектования в архивохранилище государственного (муниципального) архива и выдачей собственно акта об этом событии проходит зачастую весьма длительное время (по нескольку месяцев), причин тому немало (нехватка сотрудников для проведения проверки наличия, претензии по качеству обработки и проч.). Но формально документы находятся все это время в зоне ответственности организации-сдатчика.

В разделе 7 «Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации» наконец исправлена ошибка Правил 2002 года, подразумевавших возможность правопреемства в случае ликвидации организации.

Ромашин И.Е. к.и.н. доцент кафедры архивоведения ИАИ РГГУ